רכז.ת אדמיניסטרטיבי.ת
Weizmann Institute of Science • Rehovot, Tel Aviv, Israel
לפני יותר מ-30 ימים
תיאור המשרה
פקולטה / אגף: אגף לפיתוח משאבים ותקשורת תחום משרה: אדמיניסטרציה תיאור המשרה:
האגף לפיתוח משאבים ותקשורת במכון ויצמן מחפש רכז.ת אדמיניסטרטיבית. התפקיד כולל סיוע למנהלת האירועים בהפקת האירועים השונים המתקיימים במהלך השנה, הכוללים בין היתר:
- .ריכוז אדמיניסטרטיבי: טיפול בהזמנות לספקים ולגורמים פנים-מכוניים באמצעות המערכות השונות של המכון, טיפול בחשבוניות
- עזרה כללית בהפקת האירועים בשוטף שתכלול בין היתר גם בדיקות מלאי של ציוד במחסן הפקה וגם כדוגמת איסוף חומרים מספקים שונים
- קשר מול גורמים פנים-מכוניים וחוץ מכון (ספקים) המעורבים באירועים השונים
- טיפול במערך המוזמנים לכל אירוע על כל ההיבטים הנדרשים - באמצעות מערכת הכנסים של המכון ומעקב אחר אישורי השתתפות באמצעות התכתבות דוא"ל + טלפוני
- .תיאום פגישות, סיורי היערכות וישיבות
- במסגרת אירועי המושב השנתי של המועצה הבינ"ל – טיפול במערך ההיסעים של האורחים
השכלה וכישורים נדרשים:
- השכלה אקדמית - יתרון
- ניסיון מקצועי בתחום הפקת אירועים - יתרון
- שליטה מלאה בשפות עברית ואנגלית בכתב ובע"פ
- שליטה מלאה ביישומי Office
- ייצוגיות, תקשורת בינאישית ותודעת שירות ברמה גבוהה
- יכולת עבודה בתנאי לחץ והתמודדות עם מספר משימות במקביל
- נכונות לעבודה בשעות גמישות ומעבר לשעות המקובלות בהתאם לאירועים ובעת הצורך